Dans notre série sur le leadership, cette 11e et dernière vidéo aborde une thématique cruciale pour toute organisation souhaitant pérenniser ses changements : faire vivre le système. Un concept simple en théorie, mais qui s'avère souvent un véritable défi dans la pratique.
La mise en œuvre d'un système au sein d'une organisation suit une trajectoire bien définie, semblable à celle d'un projet. Elle débute par une phase de préparation, suivie du cadrage, de la mise en œuvre, de l'évaluation, et enfin, de l'amélioration continue. Chaque étape requiert un niveau d'énergie différent, souvent sous-estimé par beaucoup d'entreprises.
Le véritable enjeu se situe au moment de la mise en œuvre. C'est là que l'énergie doit être maximisée pour concrétiser les actions prévues. Malheureusement, c'est également à cette étape que de nombreuses organisations flanchent. La complexité et les exigences en temps et en ressources peuvent sembler insurmontables, menant à un essoufflement précoce.
Comparer cette phase à un marathon n'est pas anodin. Tout comme les coureurs doivent passer le fameux "mur" après 30 km pour atteindre la ligne d'arrivée, les organisations doivent surmonter les défis de la mise en œuvre pour réussir à faire vivre leur système. Ceci nécessite une concentration accrue sur la réussite des actions déployées et une volonté ferme de maintenir l'élan initial.
Une fois le système en place, l'objectif ultime est de l'intégrer de manière transparente dans les pratiques quotidiennes de l'entreprise. Lorsqu'un auditeur examine votre système, il ne devrait pas voir un ensemble de procédures artificielles mises en place juste pour la certification, mais plutôt la manière dont votre organisation fonctionne réellement au jour le jour.
Il est crucial que le système ne soit pas perçu comme un fardeau ou une série de tâches supplémentaires, mais comme un outil qui améliore continuellement le fonctionnement de l'organisation. Le système doit être vivant et dynamique, constamment ajusté et amélioré pour répondre aux besoins réels de l'entreprise et de ses employés.
Une erreur fondamentale serait de déléguer la rédaction des procédures opérationnelles à des tiers qui ne sont pas directement impliqués dans les processus quotidiens. Les véritables experts de tout système sont ceux qui l'utilisent tous les jours. Ignorer cette expertise interne, c'est prendre le risque de créer un système qui ne correspond pas à la réalité du terrain.
En définitive, faire vivre un système ne consiste pas simplement à le mettre en place et à espérer qu'il fonctionne. Il s'agit d'une démarche active, impliquant tous les membres de l'organisation, pour intégrer le système dans le flux de travail quotidien et le rendre aussi naturel et nécessaire que n'importe quel autre outil de travail.
Cette dernière vidéo de notre série sur le leadership espère vous inspirer à non seulement mettre en place des systèmes efficaces mais à les rendre vivants et pertinents, pour une transformation organisationnelle qui ne se limite pas à la surface, mais qui s'ancre profondément dans les pratiques quotidiennes de votre entreprise.
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